Comment le E-procurement booste les résultats financiers des entreprises ?

L’impact du e-procurement sur les résultats financiers des entreprises

Si l’on compare deux entreprises évoluant dans un même secteur d’activité, il est facile de percevoir les bénéfices que génère l’analyse des dépenses. Soient deux entreprises X et Y basées en Europe et dont le chiffre d’affaires avoisine 5 milliards d’euros. En mettant en place un système d’analyse de dépenses, grâce aux outils d’e-procurement, votre entreprise réalise des dépenses d’approvisionnement d’environ 8,5 millions d’euros.

D’un autre côté, votre concurrent s’interdit de mettre en place des procédures d’e-procurement dans son entreprise. Résultat, son entreprise dépense en moyenne 19,5 millions pour des activités de même nature. À l’observation, votre concurrent dépense plus du double de votre budget en matière d’approvisionnement. La raison de cette augmentation, c’est le refus de mettre en place des procédures d’e-procurement dans son entreprise.

Il ne faut pas croire que ces dépenses n’impactent pas le fonctionnement d’une telle entité. En effet, l’accumulation de ces coûts supplémentaires alourdit la dépense au fil du temps. En outre, cette situation a des répercussions sur les résultats financiers de l’entreprise. Si l’on mettait en place des procédures plus efficaces, grâce à l’e-procurement et partant l’analyse des dépenses, les résultats de l’entreprise concurrente seraient bien meilleurs qu’elles ne le sont actuellement.

Les rapports générés par les outils d’e-procurement permettent à l’entreprise d’obtenir des données très utiles. Toutefois, si aucun changement n’est perceptible, l’on déplorera l’inefficacité de ces informations, malgré leur caractère constructif. D’une façon ou d’une autre, l’amélioration est possible dans chacune des organisations. Analyser les données fournies par l’e-procurement, c’est opter pour une stratégie d’amélioration, gage de croissance pour votre entreprise.

Comment la gestion des fournisseurs impacte-t-elle les dépenses de l’entreprise ?

Le contexte actuel se distingue par une multitude d’exigences et de réglementations en lien avec la conformité. Toutes choses pouvant expliquer pourquoi les fournisseurs subissent un examen approfondi de la part des entreprises clientes. Or, il apparaît très souvent impossible de gérer les informations fournisseurs en raison d’une absence de connexion entre les deux entités via les solutions Procure-to-Pay.

L’étude réalisée par Levvel (Pay stream Advisors) est formelle. L’inadaptation des processus est très souvent à l’origine des tensions entre les fournisseurs et leurs clients. À cela vient s’ajouter l’absence d’une gestion automatisée des procédures d’approvisionnement. Selon le tiers des participants de l’étude de Levvel, la gestion des relations avec les fournisseurs passe par la résolution des problèmes qu’engendre une gestion inefficace des données des fournisseurs.

Toujours dans cette étude, on apprend que plusieurs entreprises ont décidé d’intégrer leurs fournisseurs dans leur système d’achat. Mais parmi ces entreprises, moins d’un quart d’entre elles ont réussi à intégrer la moitié de leurs fournisseurs. Pourtant, il est clair que le défi majeur des entreprises en ce 21e siècle est une gestion efficace et efficiente des informations fournisseurs.

L’incapacité de certaines structures à bien gérer les informations fournisseurs les empêche d’évaluer en totalité la façon dont elles impactent le développement. Il peut s’agir d’améliorer la compréhension de la relation commerciale, de référencer un nouveau fournisseur ou encore de régler une facture d’approvisionnement. Les nombreuses dynamiques issues de ces relations doivent être comprises et maîtrisées.

Les dynamiques présentes dans les relations avec les fournisseurs

Premièrement, l’entreprise doit dépasser les profils fournisseurs basiques. Cela va sans dire, la gestion fournisseur intègre la création d’un profil fournisseur. Cependant, nombreuses sont les entreprises qui utilisent les bases de données et les feuilles de calcul pour gérer les informations du fournisseur. La fragmentation de ces bases de données de référence ou des feuilles de calcul ne permet pas la création des identifiants fournisseurs. Ceux-ci se limitent généralement à un contact téléphonique voire une adresse postale ou mail.

Pourtant, le contexte actuel de l’économie mondiale impose aux parties prenantes d’associer les méthodes de paiement à une adresse postale, une méthode d’expédition à un lieu ou même des coordonnées bancaires à un profil fournisseur.

D’autre part, une entreprise ambitieuse doit raccourcir les délais de traitement et de validation des dossiers dont la date d’expiration se rapproche. L’accès facile aux documents d’un fournisseur et leur rapide évaluation préserve l’entreprise d’éventuels risques auxquels elle pourrait être exposée. Les risques liés aux tiers et qui découlent des fournisseurs de vos fournisseurs en sont une illustration patente.

Ces risques concernent notamment l’étude des documents fiscaux. Ces documents sont généralement pourvus d’une date d’expiration ou soumis à la validation d’un organisme de réglementation. La confirmation qu’un contrat existe en prélude à son exécution ou le contrôle de la souscription d’une police d’assurance sont d’autres paramètres à ne pas négliger.